推进档案数字化工作 | 档案数字化程序
1. 档案数字化高清处理快捷键
档案数字化加工，说白了就是把纸质的档案全都用一套软件录入到电脑系统里；服务外包，说白了就是自己不做，给外面的公司或者人来做这个事。
2. 档案数字化处理软件
所谓的档案数字化，就是用现代的数字技术来管理各类档案，流程是这样的：档案接收—档案扫描—扫描图片的处理（非常简单的处理）—目录和扫描好的电子图片导入档案管理软件。工资基本都不高，不过要做好，还是有点难度的。
3. 推进档案数字化工作
一是查询方便，二是保存数据大，三是节约库房和成本，四是传输档案数据资料便捷快速，从而提高工作效率，实现档案管理无纸化，网络化。
4. 档案数字化程序
1. 档案消毒（以人为本，保护档案）、整理、保管2. 不同的档案，选择不同的扫描仪，进行档案扫描数字化3. 数字化档案的存储，管理和检索查阅利用，并考虑数据备份方案4. 制作数据光盘、缩微胶片等不同介质对数字化档案进行数据备份5. 异质备份数据的管理，并进行异质异地化
5. 档案数字化加工软件功能介绍
档案数字化加工，说白了就是把纸质的档案全都用一套软件录入到电脑系统里；服务外包，说白了就是自己不做，给外面的公司或者人来做这个事。
6. 档案数字化加工处理
数字化这一块属于新兴行业，发展有十年时间，主要是利用高速扫描仪对档案进行扫描加工、图像处理、数据录入等工作，工作环境与工作时间主要还是看各家公司的规定，但总的来说，这一块发展的空间还是有的。
7. 档案材料数字化处理
档案数字化的基本流程1、提卷
核对后双方在档案交接登记簿上登记签字（档案交接登记簿一式两份）
2、预整理核卷
核对每卷是否存在缺页、多页、重号、破损现象，如有问题如实填写核卷单并交与甲方指定项目负责人核对签字确定处理办法后方可进行拆卷加工
3、双机同录两名人员同时录入同一案卷，通过双机同录大大提高著录准
4目录
打印目录：卷内目录、案卷目录
5、出卷皮
打印卷皮：用专用卷皮打印机打印案卷封皮
6、扫描
文件扫成300dpiTIFF文件，每份文件按001、002….顺序命名，图像清晰，无黑边、白边、歪斜
7、消蓝处理
对扫描的图像进行处理：进行消蓝处理
8、图像处理
对扫描的图像进行处理：去污、裁边进行亮度对比度的调整
9、挂接
将扫描、处理完成的图片挂接到相应的档案条目
10、质检
质检人员先填写内部质检交接单，把领取到的挂接完成的模块进行图片和条目的双重质检
11、数据入库
由该项目的技术人员将加工完并审核无误的数据进行数据倒入相应的库中
12、订卷
将加工完成的案卷按国家整理档案管理规定的标准进行装订
13、还卷
加工完成的案卷由该项目客户方清点无误后交还于客户，并由客户方在档案交接登记簿上登记签字
8. 档案数字化高清处理基本内容
主要负责对文件、图书资料进行整理、扫描、图像处理以及目录制作，工作区域是在办公室。
档案数字化管理人员是扫描、录入的专业人员，组织电脑信息录入、文档资料扫描、文档图形图像处理、档案装钉整理等，是档案数字化的专业人员。
档案数字化，就是用现代的数字技术来管理各类档案，流程是这样的：档案接收—档案扫描—扫描图片的处理—将扫描好的电子图片导入档案管理软件
9. 档案数字化图像处理快捷键
播德海档案数字化规范流程：
1. 档案消毒（以人为本，保护档案）、整理、保管
2. 不同的档案，选择不同的扫描仪，进行档案扫描数字化
3. 数字化档案的存储，管理和检索查阅利用，并考虑数据备份方案
4. 制作数据光盘、缩微胶片等不同介质对数字化档案进行数据备份
5. 异质备份数据的管理，并进行异质异地化
10. 电脑档案保存快捷键
档案管理规定与流程
一、档案管理程序
1.建立并登记《文件管理记录目录》和《文件借阅登记台账》，表格详见附件。
2.对来往的行文、会议文件等均逐件登记，做到有据可查。如有机构变化、人事变动、工作调整等原因可作为资料交接的重要依据。不仅要对通过正常渠道传送的文件逐件登记，而且要对外出开会的相关人员带回本单位的文件资料也要进行登记，避免出现漏洞。文件资料如有更改、变化，应注意收集文件在变化的过程中所产生的过程文件资料。
3.部门经理负责督导员工按工作标准和工作计划开展具体工作，评价员工与合作方的工作成果，审核相关工作记录和文件的规范性、及时性、合法性、准确性和完整性，及时将确认通过的工作记录和文件资料移交本部门档案管理员存档。若需使用则按本流程规范办理借阅手续。
二、档案管理基本要求
1.档案收集
1.1对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件管理记录目录》。以记载档案收进、发出、保管、利用情况及档案资料管理人员的变动情况，档案管理人员还要做好统计工作，统计数据以原始数据为准，以便输入计算机，充分利用计算机进行档案的辅助管理。
1.2各部门文件资料原件需要移交档案室保存的，由各部门进行整理，并编制《XXX移交目录》，按要求向档案室移交。
2.档案组卷
2.1在项目开发的过程中形成的与技术、经济、法律法规有关的文件资料均需归档，并以合同为主线、以项目为单位进行立卷，一个项目的文件资料应立成一卷或数卷，一卷即装成一个档案盒。
2.2对政府批文、许可证书、验收报告和合同、图纸、签证变更资料等需原件存档，复印件存档须加盖公司相应资料主管部门的印章以示确认。
2.3对卷内无页号的文件资料应逐页在有文字的资料的正面右下角用阿拉伯数字顺序编写页号，并在合适处标明案卷题名、案卷号、存档人及时间等。
2.4卷内文件资料的排列次序为：开发前期准备、主体建安工程、社区管网工程、园林环境工程、配套设施工程类。
2.5档案编号规则应保持统一；各类档案必须固定存放在卷柜内，排列方法为自左至右，从上到下。
2.6对立好的案卷，档案管理员应定时进行检查，对不符合要求的应及时予以完善或返工。
3.档案编目与装订
3.1卷内文件资料目录按卷内文件资料的排列顺序和内容进行编写：第一列顺序号，以文件资料排列先后顺序逐件填写；第二列字号，填写文件资料制发部门的发文字号；第三列责任者，填写对文件资料的署名者，即对文件资料负有责任的部门和个人；第四列题名，即文件资料标题，一般应照实抄录；没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“［］”以示区别；第五列日期，文件资料的形成时间；第六列页号，填写文件资料起止页号。
3.2排列要求文字材料在前，图纸在后。文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、报告在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
3.3图纸排列时，综合图在前，专业图在后；室外图在前，室内图在后；土建图在前，设备安装图在后。即：以综合、建筑、结构、给排水、电气、暖通等为序。
3.4竣工图应以单位工程按专业分类(建施、结施、水施、电施等)组卷，并按图纸编号依次排列。竣工图必须应有图纸目录。
3.5工程文件的排列顺序为：工程准备阶段文件；监理文件；施工技术文件；竣工验收文件；竣工图；声像、电子文件材料。
3.6档案案卷装订的基本要求：在建工程的档案做活页装订，已竣工工程的档案做固定页装订。装订时，去除文件上的金属物；破损和褪色的文件材料，应进行修补或复制；文件资料应使用A4大小纸张，装订部分过窄或有字的，用纸加宽装订；纸面小的，加贴在标准的A4纸上；卷内文件资料，一般不超过二百页为宜，超过的可根据文件资料内容的阶段性分卷装订；装订要牢固、整齐、美观、装订时文件的右边和下边要取齐，不丢页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读；文件资料字迹难以辨认的，应附抄件并加以说明。
3.7图纸应按图纸的类别和专业的不同来进行组卷，每一专业也可根据图纸数量的多少组成一卷或多卷。文件资料和图纸资料原则上不能混装在一个装具内，如资料较少，需放在一个装具内时，文件资料和图纸资料必须混合装订，其中文字资料排前，图纸资料排后。
4.档案保管
4.1归集、接收档案资料必需认真检验，并办理好登记、交接手续。
4.2档案资料要求集中存放于档案柜，职员手中只能持有正在处理的文件资料。
4.3档案资料保管必须做到七防，即防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。
4.4对易褪色、易磨损的图纸、资料等，档案管理员要进行定期检查，对借阅次数频繁、易损的案卷，可制作副本借阅，以加强对正本的保存。
4.5为维护档案的真实性与安全性，任何人未经批准，不得擅自涂改档案材料；每天下班要锁好档案柜
5.2借阅档案原件只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准。
5.3档案外借一般只借复印件，需借原件者须经集团副总批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级。
5.4借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续。
5.5借阅人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。
5.6外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。
5.7外单位摘抄档案的(绝密、机密不允许复印或摘抄)，应经集团副总批准，对摘抄的材料要进行审查、签章。
5.8在与外单位进行学习交流时，在维护公司档案的机密性的同时，还要注意双方应进行对等交流。
5.9集团正常开展的审计、工作检查，须全力配合，并做好资料借阅的登记、回收工作。
6.档案保存期限
6.1根据国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》，分为永久、长期、短期三种。永久为50年以上，长期为16-50年，短期为15年以下。
永久：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。
长期：凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
短期：凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。
6.2保管年度按自然公历年度(1月1日至12月31日)计算。
7.档案销毁
7.1对已失去利用价值的档案，销毁时，编制销毁目录，报部门经理鉴定，最后经理批准后，方可销毁。
7.2执行销毁任务时，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理的批准手续文件，一并存档备查。
